관리사무소 하자 접수 절차와 기간

관리사무소 하자 접수 절차와 기간 — 입주민 필수 가이드

“하자가 있으면 그냥 전화하면 되지 않나?”

막상 하자를 발견해 접수하려고 하면, 절차·기간·필요 서류가 헷갈려서 시간을 허비하는 경우가 많습니다.
특히 신축 아파트는 하자보수보증기간이 정해져 있기 때문에, 제때 접수하지 않으면 무상 보수가 불가능해질 수 있습니다.
입주 전·후를 막론하고, 하자를 발견했다면 신속하고 정확하게 접수하는 것이 핵심입니다.

하자 접수 전 반드시 알아야 할 기본 개념

하자보수보증기간이란?

• 시공사가 하자 발생 시 무상으로 수리해 주는 기간
• 공종별로 다름 (예: 창호 2년, 주요 구조체 10년)
• 기간 내 접수해야 무상 보수 가능

하자의 범위

• 시공 불량, 자재 불량, 누수, 결로, 기능 불량 등
• 생활 중 발생한 파손·오염은 하자에 해당하지 않음

관리사무소 하자 접수 절차

1단계: 하자 발견

• 집 안·공용부 점검 중 이상 발견
• 작은 하자라도 사진·영상으로 기록 (날짜 표시 필수)

2단계: 증거 확보

• 하자 부위 근접 사진 + 전체 사진
• 측정 수치 필요한 경우(온도, 습도, 수평 등) 측정기 사진 포함
• 동일 하자가 반복되면 이전 보수 이력 자료도 준비

3단계: 접수 방법 선택

• 관리사무소 방문 접수: 하자접수서 작성 + 증거자료 제출
• 전화·이메일·아파트 앱 접수: 사진·영상 파일 첨부 필수
• 가능하면 서면·전자 기록 형태로 남겨 추후 증빙 확보

4단계: 접수 내용 확인

• 접수 번호, 담당자 성명, 처리 예상 기간 확인
• 서면 접수 시 사본 또는 접수 확인증 수령

5단계: 보수 일정 조율

• 시공사·협력업체 방문 일정 협의
• 가급적 평일 오전·오후 중 택일하여 충분한 작업 시간 확보

6단계: 보수 완료 확인

• 작업 후 즉시 하자 부위 재점검
• 미흡 시 재접수(재하자 처리)

하자 접수 시 유의사항

• 기간 내 접수 필수: 보증기간 종료 후 접수 시 비용 청구 가능
• 동일 하자 반복 시 ‘재하자’로 분류해 별도 관리
• 공용부 하자는 관리사무소에서 일괄 접수하므로 개별 접수 불필요
• 여러 하자가 있을 경우 한 번에 접수하면 처리 효율 ↑

하자 접수 기간 — 공종별 보증기간 예시

공종 구분	보증기간
주요 구조체	10년
지붕 방수	5년
외벽·발코니 방수	5년
창호(문, 창문)	2년
마감재(타일, 도배)	2년
난방·급수·배수 설비	2년
전기·통신 설비	2년
소방 설비	2년

※ 상기 기간은 일반적인 사례이며, 단지별·계약 조건에 따라 다를 수 있습니다.

하자 접수 체크리스트

• [ ] 하자 발견 즉시 사진·영상 촬영
• [ ] 하자보수보증기간 확인
• [ ] 접수 방법 선택 및 증거자료 첨부
• [ ] 접수번호·담당자·처리예정일 확인
• [ ] 보수 일정 협의 및 완료 점검
• [ ] 미흡 시 재하자 접수

추가 팁

• 입주 초기 종합 하자점검: 전문 업체 의뢰 시 하자 발견율↑
• 하자 접수 기록 파일화: 사진, 접수증, 일정표를 한 폴더에 저장
• 관리사무소와 원활한 소통: 일정 변경, 재방문 등 유연하게 협의
• 입주자대표회의 활용: 공용부 하자 개선 요청 시 효과적

하자는 발견 시점이 아니라 접수 시점이 기준이 됩니다.
따라서 발견 즉시 증거를 남기고, 관리사무소에 접수하는 습관이 중요합니다.
절차와 기간만 숙지해도, 하자 처리 속도와 품질이 달라집니다.